CANTIKA.COM, Jakarta - Rapat tatap muka di kantor terkadang terasa seperti pemborosan waktu. Saat kondisi itu terjadi, kita kerap berpikir bisa berkoordinasi lewat email maupun chatroom. Tetapi itu tidak selalu bisa dilakukan sebab dalam situasi tertentu rapat tatap muka menjadii solusinya.
Sebagai contoh, saat menemukan kesulitan dalam memutuskan sesuatu atau menyelesaikan konflik dari rekan kerja atau atasan, pertemuan tatap muka menjadi salah satu solusinya. Agar rapat Anda berjalan efektif, Anda bisa mengupayakan pemilihan waktu rapat yang oke dan mengatur lalu lintas komunikasi
Mengutip laman Real Simple, berikut ini tips agar rapat berjalan optimal
Pengaturan waktu
Faktor kelelahan sering mempengaruhi saat mengambil keputusan, kata Melody Wilding, pekerja sosial berlisensi dan pelatih karier. Untuk alasan tersebut, ia menyarankan mengagendakan rapat laporan statistik, logistik atau perencanaan di pagi hari. Di waktu itu, orang lebih tajam dan fokus.
Di sore hari (setelah jam makan siang), ketika secara alami di titik lelah (ritme sirkadian manusia cenderung menurun secara alami sekitar pukul 3 sore) paling baik digunakan untuk rapat yang bersifat lebih santai, seperti mengutarakan pendapat atau ide. Ada data menarik dari studi di Albion College, Michigan, Amerika Serikat, disebutkan kita lebih kreatif saat Anda lelah.
Mengatur jalur komunikasi
Ada sejumlah pedoman yang bisa diikuti agar komunikasi berlangsung optimal. Untuk menghindari menganggu rekan kerja yang sedang berbicara, tunggu sesaat setelah ia berbicara. Kemudian baru Anda mengutarakan pendapat.
Sulit untuk memulai? Coba berikan sinyal dengan mengangkat tangan Anda. Hal ini bisa sebagai tanda kepada peserta rapat bahwa Anda yang akan berbicara selanjutnya, tutur Vanessa Van Edwards penulis buku Captivate: The Science of Succeding with People.
Ciptakan suasana diskusi produktif dan kolaborasi
Penggunaan bahasan inklusif, seperti “kita” dibandingkan “Anda” atau “Saya” lebih bisa menumbuhkan rasa persatuan, terutama dalam suasana tegang, tulis Van Edwards. Sementara itu, menurut studi dari dua sekolah bisnis Kanada bahwa rapat di meja bundar mendorong kolaborasi, sementara di meja persegi memicu persaingan.
MARVELA
