CANTIKA.COM, Jakarta - Beragam email masuk diterima setiap hari mulai dari promosi, undangan hingga terkait topik pekerjaan. Apakah Anda membaca semuanya dengan seksama? Di antara kita, tentu ada yang menjawab hanya membaca email terkait pekerjaan, bahkan minim pula respons sekalipun topiknya pekerjaan. Apa sebabnya? Yuk, simak dari hasil studi terbaru ini.
Menurut studi yang dilakukan Hiver, penyedia solusi kolaborasi email, seorang karyawan rata-rata menerima hampir 180 email setiap hari dan 40 persen email tidak dibaca. Jika karyawan membaca email, hanya 16 persen yang dibalas. Perilaku tersebut salah satunya dipicu oleh “kekacauan” di kotak pesan masuk.
"Email tetap merupakan cara komunikasi yang penting dan populer di ranah profesional, tetapi ada sejumlah temuan dari laporan Hiver State of Email yang menunjukkan bahwa ada penyebab “kerusakan” dan memerlukan perbaikan yang signifikan," kata Niraj Rout, salah satu pendiri dan CEO Hiver seperti dilansir laman Times of India.
Hasil laporan tersebut berdasarkan data dari hampir 1.000 akun email karyawan dari berbagai perusahaan. Kontributor terbesar email minim respons adalah email grup seperti [email protected]. Dari laporan itu diungkapkan bahwa hanya 51 persen orang yang menerima email grup.
Selain itu, kebiasaan Cc (carbon copy) di setiap email juga turut mengurangi rendahnya tingkat keterbacaan email. Memang fitur Cc bisa dimanfaatkan untuk menginfokan perkembangan sejumlah pekerjaan yang melibatkan berbagai lintas divisi di kantor hingga memudahkan atasan memantau kemajuan.
Akan tetapi, beberapa anggota yang termasuk di-Cc email tersebut kerap tertinggal karena malas membaca perbincangan yang sudah panjang atau tidak jelas kesimpulan serta arahannya. Adapula faktor notifikasi yang dimatikan atau tidak diberi label penting, sehingga jauh terpental oleh email terbaru.
Kebiasaan forward atau meneruskan email turut berkontribusi email tidak direspons. Menurut studi yang dilakukan Hiver, sebanyak 13 persen dari total email yang diterima karyawan merupakan email yang diteruskan. Sekitar 70 persen membuka email terusan tersebut, tetapi hanya 20 persen yang membalas.
"Respons rendah dan minimnya tingkat baca untuk Cc dan email terusan menunjukkan bahwa sejumlah orang ingin menggunakan email sebagai alat kolaborasi. Jelas email tidak dirancang untuk itu," tukas Rout.
